VACANCY ANNOUNCEMENT
A Aldeias de Crianças SOS Internacional é a organização de cúpula da federação global das Aldeias de Crianças SOS. Enquanto organização não governamental de desenvolvimento social, apoiamos crianças sem cuidados parentais e famílias em condições de vida difíceis através de serviços de assistência, educação, saúde e ajuda de emergência, e defendemos os direitos das crianças e dos jovens, em aliança com uma grande diversidade de parceiros. Trabalhamos em 136 países e territórios, chegando a mais de um milhão de crianças, jovens, famílias e prestadores de cuidados todos os anos.
A Aldeias de Crianças SOS está na Guiné-Bissau desde 1994, entraram o primeiro grupo de 51 crianças na primeira Aldeia SOS, construída na Guiné-Bissau a qual foi inaugurada a 2 de junho de 1995, apos ter funcionado um ano em regime experimental. Em 01 de fevereiro de 2001 é legalmente criada a Fundação das Aldeias de Crianças SOS da Guiné-Bissau, uma Instituição Particular de Solidariedade Social, reconhecida como pessoa coletiva de direito privado de tipo fundacional.
To support us with this important responsibility we are now looking for a committed:
SECRETARIO/A ADMINISTRATIVO/A
(F/M)
Local: Canchungo, Guiné-Bissau
Mission:
- O/A Secretário/a-Administrativo/a é responsável de controlar e gerir as tarefas administrativas da unidade de Programa, de acordo com as normas, políticas e manuais estabelecidos pela organização para o bom funcionamento.
- Fornece aconselhamento, orientação e apoio a Auxiliar de limpeza, Motoristas (si aplicável) e técnico de manutenção, trabalhando de perto com eles.
Supervisor: Diretor do programa Canchungo
Responsabilidades e Tarefas:
Gestão administrativa:
- Supervisionar e controlar toda a documentação que entra e sai destas unidades.
- Preparar e arquivar documentos confidenciais.
- Manter a confidencialidade profissional sobre todas as informações que passam pelas suas mãos, independentemente da sua natureza.
- Receber, recolher, arquivar e preservar todos os documentos administrativos recebidos pela e para a direção.
- Manter a custódia de todo o material de stock pertencente no Gabinete.
- Selecionar e distribuir toda a informação à(s) pessoa(s) apropriada(s).
- Redigir e reproduzir documentos oficiais.
- Assistir às reuniões conforme as instruções e redigir atas das mesmas.
- Receber o talão do deposito e entregar o recibo aos pais o tutor de cada aluno.
- Enviar o original aos pais e o duplicado ao departamento de contabilidade. A terceira parte permanece no livrete.
- Arquivar a documentação relevante sobre o Programa.
- Preencher o ficheiro/programa de controlo de pagamento de propinas escolares.
- Atender ao público que chega ao Gabinete.
- Prestar assistência administrativa aos colegas do Gabinete.
- Dispôr, preencher e manter atualizados os arquivos e livros diários de entrada e saída de correspondência.
- Selecionar e organizar entrevistas e visitas externas com a direção.
- Atender o telefone e fazer as chamadas que lhe são atribuídas.
- Assegurar o bom estado e manutenção do equipamento dos Gabinetes.
- Canalizar os pedidos e as necessidades que o pessoal necessita de levar ao conhecimento da Direção.
Gestão financeira:
- Receber a documentação comprovativa (fatura) suficiente para pagamentos a fornecedores.
- A secretária transmite esta fatura ao Diretor para aprovação. Uma vez aprovado, ela deve passar o documento aprovado ao contabilista para pagamento.
- Preparar requisições, formulário de pedido, e entrega de material de escritório, de acordo com as necessidades.
- Tratar os documentos contabilísticos de acordo com as instruções do departamento financeiro.
- Atender aos controlos e auditorias de caixa efetuados pelo serviço de contabilidade.
- Acompanhar e verificar a manutenção do equipamento, mobiliário, edifícios e outros materiais do Escritório.
- Receber donativos em espécie, em colaboração com os colegas da Equipa de receção de donativos.
- Preencher o ficheiro de controlo de donativos.
- Controlar e gerir a caixa sob a supervisão direta do contabilista, com total transparência, sem utilizar os recursos financeiros em nenhuma circunstância sem a autorização da direção.
- Efetuar pagamentos a entidades públicas e/ou privadas com as quais a organização.
Gestão de Recursos Humanos:
- Apoio na elaboração e avaliação de planos individuais para o pessoal sob a sua supervisão funcional.
- Elaborar o seu próprio plano de trabalho individual.
- Ajudar nos processos de gestão de pessoal relacionados com a coordenação de formulários de pedido de férias, permissos, horas extraordinárias e quaisquer outras ações de pessoal para o controlo da gestão da unidade (conforme o caso).
- Manter o controlo do material de escritório, de acordo com os manuais e políticas estabelecidas para salvaguardar os bens da organização.
- Acompanhamento dos processos administrativos que facilitam a responsabilização e a utilização adequada dos recursos, a fim de garantir o exercício dos direitos das crianças e adolescentes.
Critérios Obrigatórios :
Educação:
- Diploma em Administração de Empresas/Contabilidade ou carreira relacionada.
Experiência:
- Mínimo de 2 a 3 anos em: Funções semelhantes, na administração de pessoal e gestão de sistemas informáticos.
Oferecemos:
- Diverse, creative and challenging opportunities in an international working environment
- Possibility of making a significant and positive contribution
- Competitive remuneration package and excellent development opportunities
- De acordo com a política de proteção de crianças da organização, todas as contratações estão sujeitas a verificações de antecedentes aplicáveis, incluindo verificação do registo criminal.
What we stand for:
As Aldeias de Crianças SOS estão empenhadas em criar e manter um ambiente de carinho e proteção, que promova os seus valores fundamentais e previna e combata o abuso e a exploração de crianças. Condenamos veementemente todas as formas de abuso e exploração de crianças, seja dentro ou fora da nossa organização, e respondemos sempre a qualquer caso de abuso comprovado, alegado ou tentado dentro da nossa esfera de influência, de acordo com a sua natureza. Os esforços asseguram a existência de mecanismos para aumentar a consciencialização, ajudar na prevenção, encorajar a denúncia e facilitar a resposta. Estes mecanismos vão desde acções de desenvolvimento de recursos humanos, como a formação e o aconselhamento, até medidas como a suspensão, o despedimento e a ação judicial
A Aldeias de Crianças SOS está empenhada em criar e manter um ambiente de trabalho seguro para os nossos funcionários, para as crianças e jovens e para as comunidades para as quais trabalhamos. A organização proíbe o assédio, a exploração e os abusos por parte de qualquer funcionário, supervisor, gestor, criança, jovem, comunidade, contratante, candidato ou outro indivíduo com quem os funcionários das Aldeias de Crianças SOS entrem em contacto em virtude do seu trabalho. Espera-se que todos os funcionários desempenhem as suas funções de acordo com a nossa política de prevenção e proteção contra o Assédio, Exploração e Abuso Sexual.
Para além disso, as Aldeias de Crianças SOS aplicam uma tolerância zero relativamente a qualquer situação de fraude. A organização não cobra qualquer taxa em qualquer fase do processo de recrutamento.
Se estiver interessado nesta vaga, envie a sua candidatura, acompanhada do seu currículo e da sua carta de motivação, incluindo 3 referências profissionais, para o seguinte e-mail: recrutamento.nogw@sosbissau.org e a data do fim da candidature é até no dia 27 de Outubro de 2024.
Apenas os candidatos selecionados serão contactados.
Female candidates are strongly encouraged.