As Aldeias de Crianças SOS em Guiné-Bissau é uma associação nacional não-governamental de desenvolvimento e membro da Federação Internacional das Aldeias Crianças SOS que desde 1994 vem desenvolvendo as suas atividades no sentido de atender às necessidades e preocupações das crianças. A SOS Guiné-Bissau desenvolve e gere um grande leque de programas e projetos em Bissau, Gabú e Canchungo, incluindo programas de fortalecimento familiar, programas para jovens, escolas primárias e secundárias, jardins infantis, um centro de formação profissional e vários projetos comunitários.

Enquanto responsável pela implementação dos projetos e programas financiados pelo Fundo Alemão Hermann-Gmeiner (HGFD), Aldeias de Crianças SOS GUINÉ-BISSAU tem a obrigação de organizar a auditoria regular dos financiamentos recebidos. Assim, a SOS pretende recrutar um gabinete para a realização de auditoria financeira ao projeto “Women’s Empowerment in Gabu” no período de 1 de outubro de 2022 a 31 de dezembro de 2023.

 

O projeto “Women’s Empowerment in Gabu”, que será objeto desta auditoria, visa reforçar os direitos e o apoio às mulheres e crianças da região de Gabu afetadas pela violência baseada no género.

As disposições que se seguem constituem os Termos de Referência (TdR) ao abrigo dos quais as Aldeias de Crianças SOS da Guiné-Bissau aceita mandatar o gabinete para realizar uma auditoria às despesas e elaborar um relatório sobre um contrato de subvenção financiado pelo Fundo Alemão Hermann-Gmeiner (HGFD), para ações externas relativo ao projeto “Women’s Empowerment in Gabu”.

 

Devem ser fornecidas as seguintes informações e documentos:

 

1. Informações gerais sobre o gabinete: Informações sobre a experiência na prestação de serviços de auditoria às organizações do sector não lucrativo, especialmente organizações internacionais;
2. Metodologia a utilizar: Descrever a forma como o gabinete irá abordar a auditoria do projeto, por exemplo, selecionar rubricas de despesas;
3. Descrever como e por que razão o seu gabinete é diferente dos outros gabinetes concorrentes e por que razão a sua seleção deve ser considerada a melhor decisão a tomar;
4. Dados de registo do gabinete junto das autoridades reguladoras competentes;
5. Acreditação por uma instituição reconhecida (por exemplo, câmara de comércio, associação de auditores) ou embaixada alemã;
6. Fornecer pelo menos 3 referências de organizações sem fins lucrativos para as quais o seu gabinete efetuou auditorias nos últimos anos e que ainda são seus clientes;
7. Indicar os nomes e currículos do pessoal-chave que efetuará a auditoria;
8. Incluir o tempo estimado necessário para concluir os serviços;
9. Incluir uma proposta de honorários para completar os serviços descritos na presente

 

 

Localização da auditoria e calendários

A proposta deve ser apresentada até 31/01/2024 e endereçada ao seguinte correio eletrónico

 

recrutamento.nogw@sosbissau.org

 

 

A auditoria deve ter lugar em Gabu durante o período de 19/02/2024 a 15/03/2024.

 

Relatório     de     auditoria relativo ao período	Data de entrega do primeiro projeto	Data     de      entrega     do relatório final
01 de outubro de 2022 a 31 de dezembro de 2023	15/03/2024	29/03/2024

 

 

Critérios de seleção

• Qualidade da proposta técnica
• Competitividade da proposta financeira
• Experiência relevante

 

Mandato e relevância

De acordo com os requisitos da SOS-Kinderdörfer weltweit, Hermann-Gmeiner-Fonds e.V., todos os projectos co-financiados pelo HGFD são obrigados a submeter-se a uma auditoria completa do projeto que abranja toda a sua duração, bem como a auditorias anuais ou intercalares, conforme especificado na Proposta de Projeto, a realizar por um gabinete de auditoria independente e reconhecida. As auditorias às contas são essenciais para que as Aldeias de Crianças SOS provem ao doador que todos os fundos foram utilizados para o objetivo pretendido e de acordo com os regulamentos do doador.

 

Âmbito e localização da auditoria

A auditoria deve ser realizada no local do projeto (Gabu), em particular no local onde é feita a contabilidade do projeto. A missão do auditor inclui as seguintes tarefas:

• Verificar se a entidade possui ou não manuais de políticas e procedimentos contabilísticos e operacionais e a sua conformidade com os acordos e a regulamentação nacional relevante;
• Verificar se o projeto tem contas bancárias especiais: uma em euros, que pode ser utilizada para receber fundos de vários doadores, que é utilizada especial e exclusivamente para o projeto;
• Em relação a todas as parcelas transferidas, verificar a exatidão e o carácter exaustivo dos registos (datas e montantes das operações de câmbio, taxas correspondentes, etc.) das operações de câmbio entre os fundos em euros recebidos do HGFD e da moeda local (FCFA);
• Verificar se foram gerados ganhos com os pagamentos do HGFD e/ou de terceiros e, em caso afirmativo, se os juros assim obtidos foram devidamente refletidos nos documentos contabilísticos e utilizados para o financiamento das despesas do projeto;
• Examinar minuciosamente os registos contabilísticos e assegurar a sua concordância com a lista de comprovativos;
• Com base numa amostra, verificar se as transações do projeto são apoiadas por documentos comprovativos exigidos pelo Acordo de Parceria (por exemplo, fatura, talão de recibo, cópia do cheque, cópia da transferência bancária, etc.);
• Para todos os bens adquiridos para efeitos do projeto com um valor superior a 410 euros (excluindo o imposto sobre o valor acrescentado) (ou o respetivo montante em moeda local, utilizando a taxa de câmbio efetiva do doador), verificar se o inventário e os procedimentos internos para garantir o cumprimento dos períodos de apropriação estão em conformidade com os procedimentos estipulados no Acordo de parceria;
• Verificar se a aquisição de bens e serviços é efetuada em conformidade com as condições do Acordo de Parceria/procedimentos de aquisição da Aldeias de Crianças SOS GUINÉ-BISSAU. Documentar, assim, a utilização mais económica e eficiente possível dos fundos disponibilizados para fins de aquisição ou construção/renovação; se não tiverem sido obtidas cotações ou propostas, o auditor deverá apresentar uma avaliação no seu relatório escrito;

 

• Se tiverem sido adquiridos bens imóveis ou construídos ou renovados edifícios no âmbito do projeto, examinar os comprovativos de propriedade ou de direito de disposição e verificar se foram criados quaisquer ónus ou obrigações para com terceiros; examinar também se estão a ser utilizados para os fins do projeto a que se destinam, tal como estipulado na proposta de projeto;
• Certificar que qualquer transferência de propriedade de bens financiados pela subvenção foi documentada (acordo de transferência de ativos) e previamente acordada com o HGFD;
• Reconciliar o saldo de tesouraria do projeto (tendo em conta todas as contas bancárias utilizadas para o projeto) e obter a justificação da entidade relativamente a montantes não utilizados, se for caso disso;
• No caso de fundos renováveis (por exemplo, regimes de microcrédito), examinar se os mesmos foram utilizados em conformidade com as condições estabelecidas na proposta de projeto, especialmente no que se refere ao objetivo do empréstimo, aos grupos-alvo definidos e às modalidades de empréstimo;
• Desde que as despesas sejam registadas quando pagas (método de caixa), verificar se os elementos não monetários, incluindo a depreciação e os custos imputados, NÃO são imputados ao projeto.

 

Auditoria dos balanços anuais

• O auditor efetua o controlo das contas para o período:
  • Ano 1: de 1 de outubro de 2022 a 31 de dezembro de 2023 (auditoria anual);

 

Procedimento de auditoria

• A auditoria deve ser efetuada em conformidade com a regulamentação nacional aplicável e com as normas de auditoria internas do SOS. Para além da auditoria propriamente dita, o auditor pode prestar aconselhamento profissional em quaisquer questões de gestão financeira e de contabilidade.

 

 

Relatório de Auditoria

 

• O auditor elaborará a sua declaração de acordo com o modelo fornecido pelo HGFD (ver Format Audited Statement of Accounts );
• Aldeias de Crianças SOS GUINÉ-BISSAU fornecerá ao auditor toda a documentação de apoio em originais (em casos excecionais, podem ser aceites cópias digitais), de preferência estruturada em conformidade com as rubricas do plano de financiamento e por ordem cronológica.
• O relatório anual de contas auditado deve ser acompanhado de uma lista resumida de voucher por ordem cronológica, incluindo todos os pagamentos efetuados pela Aldeias de Crianças SOS GUINÉ-BISSAU na moeda local (as despesas pagas pelo HGFD, por exemplo, para visitas de controlo, devem ser excluídas). As cópias digitais serão suficientes para as auditorias anuais e intercalares. As cópias em papel assinadas e certificadas pelo auditor são necessárias apenas para a auditoria final.
• O relatório de auditoria deve conter uma declaração de receitas de caixa (incluindo fundos convertidos, se disponíveis), que deve ser apoiada por documentação (extratos bancários, recibos de câmbio, etc.), bem como uma declaração de responsabilidade do fundo (ver modelos no Anexo 4.3: “Modelo de declaração financeira”);
• O certificado final do auditor deve ser redigido de acordo com o Anexo 4.2: “Modelo de declaração de contas certificada”;
• As rubricas orçamentais que excedam as dotações orçamentais em mais de ± 20% devem ser explicadas separadamente, caso não tenham sido objeto de autorização prévia do HGFD.
• Qualquer desvio significativo entre o orçamento e as faturas/recibos deve ser explicado;
• O relatório de auditoria deve conter uma descrição da tarefa pormenorizada que foi confiada e uma lista pormenorizada dos documentos que foram disponibilizados para inspeção;
• O relatório de auditoria deve também incluir observações e recomendações precisas sobre os sistemas/procedimentos contabilísticos em Cada relatório de auditoria seguinte deve fazer referência a essas recomendações e verificar se foram aplicadas pelo titular do projeto;
• A cópia do certificado de registo oficial é anexada ao relatório de auditoria;
• O relatório de auditoria anual deve ser apresentado ao HGFD até 15/16 de março de cada ano e a auditoria final, que abrange toda a duração do projeto, até 3,5 meses após o termo do projeto.

 

Pacote de auditoria final

O auditor deve apresentar os seguintes documentos, devidamente assinados e carimbados, após a conclusão do processo de auditoria como Pacote de Auditoria:

 

• Relatório dos auditores, de acordo com o modelo apresentado no Anexo 2: “Modelo do balanço contabilístico auditado”
• Balanço contabilístico auditado de acordo com o modelo apresentado no Anexo 4.3: “Modelo de demonstrações financeiras
• Lista de Staff do projeto.

As declarações financeiras são assinadas pelo Diretor Nacional das Aldeias de Crianças SOS GUINÉ-BISSAU e pela pessoa autorizada ou conforme especificado pela legislação do país.